INFORMATIONSMANAGEMENT-VERFAHREN

• OBJEKT

Das vorliegende Dokument wurde mit dem Ziel erstellt, das Verfahren für die Verwaltung der erhaltenen Meldungen festzulegen, das dem internen Meldesystem oder dem Beschwerdekanal dieser Organisation entspricht.

Dieses Verwaltungsverfahren respektiert und erfüllt in allen Fällen die Mindestanforderungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Bekämpfung der Korruption.

 

• REICHWEITE

Dieses Verfahren gilt für alle Meldungen, die über das interne Meldesystem oder den Beschwerdekanal dieser Organisation eingehen.

 

• VERANTWORTUNG

Des Verwaltungsorgans/Leitungsgremiums dieser Organisation/Einrichtung

- Benennung einer verantwortlichen Person (nachstehend „ Systemverantwortlicher") für die Verwaltung und Bearbeitung der über das Interne Meldesystem eingegangenen Meldungen sowie für deren Entlassung oder Kündigung.

- Sowohl die Ernennung als auch die Entlassung der individuell ernannten natürlichen Person sowie der Mitglieder des Kollegiums müssen der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern (A.A.I.) oder gegebenenfalls den zuständigen Behörden oder Einrichtungen der Autonomen Gemeinschaften im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten innerhalb der folgenden zehn Arbeitstage mitgeteilt werden, wobei im Falle einer Entlassung die Gründe anzugeben sind, die diese gerechtfertigt haben.

- Ausnahmsweise benennt er auch einen Stellvertreter des Systemverantwortlichen für den Fall von dessen Abwesenheit.

- Schaffung von Garantien für den Schutz von Hinweisgebern innerhalb der Organisation oder Einrichtung selbst.

- er verfügt über eine Politik oder Strategie, in der die allgemeinen Grundsätze für interne Informationssysteme und den Schutz von Hinweisgebern festgelegt sind und die innerhalb der Organisation oder Einrichtung angemessen bekannt gemacht wird.

- Genehmigung des vorliegenden Verfahrens.

- Vorliegendes Verfahren auf dem neuesten Stand zu halten

 

3.2 - Des Systemverantwortlichen:

- Er muss seine Aufgaben unabhängig und autonom von den übrigen Organen der Organisation oder Einrichtung wahrnehmen, darf bei ihrer Ausübung keinerlei Weisungen entgegennehmen und muss über alle zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen personellen und materiellen Mittel verfügen.

- Der Systemverantwortliche ist für die sorgfältige Bearbeitung von Meldungen verantwortlich, die über das interne Meldesystem oder den Beschwerdekanal eingehen.

- Er muss dieses Verfahren respektieren und dafür sorgen, dass es ordnungsgemäß eingehalten wird.

 

• RECHTE UND GARANTIEN DER PARTEIEN

• Jede Mitteilung/Beschwerde, die über die in diesem Verfahren festgelegten Kanäle übermittelt wird, wird absolut vertraulich behandelt.

  In jedem Fall wird diese Organisation dem Recht auf Unschuldsvermutung und dem Recht auf Ehre der an einer Mitteilung/Beschwerde beteiligten Parteien Vorrang einräumen und respektieren und sicherstellen, dass die Rechte der beteiligten Parteien nicht verletzt werden.

  Während der gesamten Dauer der Untersuchung einer Mitteilung/Beschwerde wird das Recht der betroffenen Person gewährleistet, über die ihr zur Last gelegten Handlungen oder Unterlassungen informiert zu werden. Die Ausübung dieses Rechts wird jedoch vorübergehend eingeschränkt, bis der ordnungsgemäße Ablauf der Untersuchung gewährleistet ist.

  Die Einhaltung der Bestimmungen über den Schutz personenbezogener Daten gemäß Titel V des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Ordnungswidrigkeiten melden, und die Korruptionsbekämpfung wird gewährleistet.

  Diese Organisation informiert die Nutzer des Systems auf klare und zugängliche Weise über die externen Berichtswege zu den zuständigen Behörden und gegebenenfalls zu den Organen, Einrichtungen, Ämtern oder Agenturen der Europäischen Union.

  Insbesondere wird der Beschwerdeführer über Folgendes informiert:

  Der natürlichen Person, die sich beschwert, stehen die folgenden externen Informationskanäle zur Verfügung, die sie in gleicher Weise nutzen kann wie diesen internen Kanal:

  • Externer Informationskanal der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern (Canal Externo de Información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.): „In Entwicklung“
  • Externer Informationskanal der autonomen Gemeinde (Canal Externo de Información de la Comunidad Autónoma): “Zugriff auf den Beschwerdekanal der jeweiligen autonomen Gemeinde”
  • Externer Beschwerdekanal EU-Recht: https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_es
  • Informationsschutz EU-Recht: https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu_en

 

• INTERNER INFORMATIONSKANAL/ BESCHWERDEKANAL

Diese Organisation hat als internen Informationskanal mit der Bezeichnung "Beschwerdekanal" ein Online-Beschwerdemanagement-System eingerichtet, das über folgende Website zugänglich ist:

Die Website der Organisation über folgenden Link:

https://canaldedenuncia.org/admin/login.php

Mobile Anwendung „Canal de Denuncia“, zum Download für IOS und Android:

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.GrupoAtico34.canaldedenuncia

IOS: https://apps.apple.com/us/app/canal-de-denuncia/id1110646076?l=es&ls=1

 

5.1 - Verfahren zum Versenden voon Beschwerden

Der Beschwerdekanal bietet denjenigen, die eine Beschwerde einreichen möchten (nachstehend "Nutzer" genannt), zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Einreichung von Beschwerden unter Nennung der Personen, die die Mitteilungen machen.
2. Einreichung einer anonymen Beschwerde.

 

1. Einreichung einer Beschwerde unter Nennung des Beschwerdeführers.

Nutzer können eine Mitteilung/Beschwerde über den Link auf der Unternehmenswebsite oder über die mobile Anwendung „Canal de Denuncia“ einreichen.

Für die Anmeldung benötigen die Nutzer die Anmeldedaten „Nutzer“ und „Passwort“. Diese Zugangsdaten können den Benutzern auf zwei Arten zur Verfügung gestellt werden:

• Der Systemverantwortliche teilt dies den einzelnen Nutzern mit, wenn sie zuvor über ihr Zugangsportal für den Beschwerdekanal registriert wurden.
• Anmeldedaten, die der Nutzer nach seiner Registrierung über das Webportal des Beschwerdekanals per E-Mail erhält.

 

1. Einreichung einer anonymen Beschwerde.

Sobald der Nutzer auf den Link auf der Website der Einrichtung zugreift, kann er eine anonyme Beschwerde einreichen, indem er auf die Option "Anonyme Meldung" klickt.

Um eine anonyme Beschwerde einzureichen, muss das Feld "Name des Unternehmens ("Firmenname")" korrekt und entsprechend den Angaben im HANDBUCH FÜR DIE BENUTZUNG DES BENUTZERBESCHWERDEKANALS ausgefüllt werden, das der Einrichtung zur Verfügung steht.

 

5.2 - Eingang der Beschwerde, Bestätigung des Status an den Beschwerdeführer und Informationsaustausch zwischen dem Beschwerdeführer und dem Systemverantwortlichen.

Der Systemverwalter kann jede der eingereichten Beschwerden verwalten und entgegennehmen, indem er sie über den Abschnitt "Beschwerden" des Websystems für das Beschwerdemanagement aufruft, der über den auf der Website der Einrichtung angegebenen Link zugänglich ist. Um auf dieses Panel zugreifen zu können, muss sich der Systemverantwortliche mit dem von der Organisation bereitgestellten Nutzernamen und Passwort anmelden.

Im Arbeitsbereich der Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden kann zwischen Beschwerden, die in Bearbeitung sind, und solchen, die bereits geprüft und bearbeitet wurden, unterschieden werden.

In der Rubrik "In Bearbeitung" stehen dem Systemverantwortlichen alle eingegangenen und zu bearbeitenden Beschwerden zur Verfügung, wobei er unterscheiden kann, ob es sich um Beschwerden von Nutzern handelt, die mit Vor- und Nachnamen erfasst sind, oder um anonyme Beschwerden, das Datum des Eingangs oder der Registrierung jeder Beschwerde, die Anzahl der Tage, die sie offen ist, sowie den Status der Beschwerde.

Beschwerden in Bearbeitung können unterschiedlich gekennzeichnet sein:

• Empfangen: Die Beschwerde ist eingegangen, wurde aber bisher in keiner Weise bearbeitet.
• In Bearbeitung: Das Verfahren zur Bearbeitung der Beschwerde ist noch nicht abgeschlossen.

Sobald eine Beschwerde beim Systemverantwortlichen eingegangen ist, wird die obligatorische Empfangsbestätigung dem Beschwerdeführer so bald wie möglich, auf jeden Fall aber innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen nach Eingang der Beschwerde übermittelt, es sei denn, dies könnte die Vertraulichkeit der Mitteilung gefährden.

Sobald der Systemverantwortliche dem Beschwerdeführer die Empfangsbestätigung übermittelt, erhält dieser über die in seinem Benutzerprofil im System angegebene E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung über den Eingang der Beschwerde.

Im Falle einer anonymen Beschwerde kann der Beschwerdeführer den Stand der Bearbeitung seiner Beschwerde in der Rubrik " Zugriff auf anonyme Beschwerde" und mit Hilfe des Tracking-Codes, der den anonymen Nutzern zum Zeitpunkt der Übermittlung ihrer Beschwerde mitgeteilt wird, einsehen.

Beschwerden können sich in unterschiedlichen Bearbeitungsphasen befinden:

• Empfangen: Die Beschwerde ist eingegangen, wurde aber bisher in keiner Weise bearbeitet.
• In Bearbeitung: Das Verfahren zur Bearbeitung der Beschwerde ist noch nicht abgeschlossen.
• Abgeschlossen: Die Beschwerde wurde erfolgreich abgeschlossen.

Jede vom Systemverantwortlichen durchgeführete Änderung des Status einer eingereichten Beschwerde wird dem Beschwerdeführer, der sich bei der Einreichung der Beschwerden seine E-Mail-Adresse angegeben hat, mitgeteilt. Voraussetzung dafür ist, dass der Nutzer sein Einverständnis gegeben hat, bei Änderungen des Status per E-Mail informiert zu weren.

Wie bereits erwähnt, erfolgt die Benachrichtigung des Beschwerdeführers über die Eingangsbestätigung durch den Systemverantwortlichen, ebenso wie alle anderen Statusänderungen, die der Systemverantwortliche in Bezug auf die einzelnen Beschwerden vornehmen möchte, über den Abschnitt "Benachrichtigungen" in dessen Beschwerdeverwaltungsbereich. Dem Beschwerdeführer können folgende Änderungen des Bearbeitungsstatus seiner Beschwerde mitgeteilt werden:

• Benachrichtigung über den Eingang der Beschwerde
• Benachrichtigung über die Bearbeitung der Beschwerde
• Benachrichtigung über die Abwicklung der Beschwerde

Das System registriert die Mitteilungen an den Beschwerdeführer mit dem Datum des Versands und informiert den Systemverantwortlichen, wenn der Beschwerdeführer sie über seinen Zugang zum Online-System erhalten und gelesen hat.

Ebenso kann der Systemverantwortliche den Inhalt der an den Beschwerdeführer gesendeten Mitteilung ändern, wenn er den Bearbeitungsstatus der einzelnen Beschwerden ändert.

 

5.3 - Behandlung der Beschwerde

Sobald der Systemverantwortliche dem Beschwerdeführer mitgeteilt hat, dass die Beschwerde bearbeitet wird, beginnt die Untersuchung und Bearbeitung der Beschwerde.

Die Höchstfrist für die Ergreifung von Ermittlungsmaßnahmen darf drei Monate ab dem Eingang der Mitteilung oder, wenn dem Hinweisgeber keine Empfangsbestätigung übermittelt wurde, drei Monate ab dem Ablauf der Sieben-Tage-Frist nach der Mitteilung nicht überschreiten, es sei denn, es handelt sich um besonders komplexe Fälle, die eine Verlängerung der Frist erfordern; in diesem Fall kann die Frist um höchstens weitere drei Monate verlängert werden.

Über das System besteht die Möglichkeit, die Beschwerde zu bearbeiten, einen Bericht zu erstellen und ihn an die Leitungsorgane der Organisation zu senden.

Während der Bearbeitung der Beschwerde ist die Möglichkeit vorgesehen, die Kommunikation mit dem Hinweisgeber aufrechtzuerhalten und, falls dies als notwendig erachtet wird, zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber anzufordern. Diese Option kann sowohl extern als auch über die im Beschwerdekanal selbst zur Verfügung stehenden Mittel genutzt werden, und zwar über die Schaltfläche "Chat", die in jeder der eingegangenen Beschwerden verfügbar ist.

In jedem Fall werden die in der Anzeige enthaltenen Informationen oder die im Laufe der Ermittlungen erlangten Informationen unverzüglich der Staatsanwaltschaft zur Kenntnis gebracht, wenn der Sachverhalt auf eine Straftat hindeuten könnte. Wenn der Sachverhalt die finanziellen Interessen der Europäischen Union berührt, wird die Europäische Staatsanwaltschaft eingeschaltet.

5.4 - Abschluss der Beschwerde

Sobald die Prüfung und Untersuchung der Beschwerde abgeschlossen ist, übermittelt der Systemverantwortliche dem Beschwerdeführer über die Option "Benachrichtigung über den Abschluss der Beschwerde" eine Statusbestätigung.

Mit dieser Benachrichtigung über die Abwicklung der Beschwerde wird der Beschwerdeführer in keinem Fall über das interne Ergebnis der Untersuchung informiert.

Sobald die Beschwerde abgeschlossen ist, wird sie in der Rubrik "Beschwerden“ als "Überprüfte Beschwerde" aufgeführt und ist ab diesem Zeitpunkt vollständig gesperrt und kann in keiner Weise mehr geändert werden.

 

5.4 - Entgegennahme von Beschwerden über andere Kanäle

Wird die Mitteilung/Beschwerde über andere als die festgelegten Kanäle versandt oder ist sie an Mitarbeiter gerichtet, die nicht für die Bearbeitung zuständig sind, aber in dieser Angelegenheit geschult und auf die Einstufung des Verstoßes als sehr schwerwiegende Verletzung hingewiesen wurden, muss der Empfänger der Mitteilung diese unverzüglich an den Systemverantwortlichen weiterleiten.

Ungeachtet dessen genießt diese Art der Mitteilung die gleiche Vertraulichkeit wie eine Beschwerde, die über die vom Organ eingerichteten Kanäle eingereicht wird.

 

ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE FÜR DAS INTERNE INFORMATIONSSYSTEM UND DEN SCHUTZ VON HINWEISGEBERN

1. EINLEITUNG

Die Richtlinie über die allgemeinen Grundsätze für das interne Meldesystem und den Schutz von Hinweisgebern (nachstehend "die Richtlinie" genannt) soll eine solide Grundlage für die ordnungsgemäße Nutzung des internen Meldesystems dieser Organisation schaffen und einen umfassenden Schutz von Hinweisgebern gewährleisten.

 

2. REICHWEITE

Diese Richtlinie gilt für alle Bereiche und in ihrer Gesamtheit für diese Organisation.

Die in dieser Richtlinie enthaltenen Grundsätze des Schutzes und der Verteidigung von Hinweisgebern gelten für Hinweisgeber im Rahmen der Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und den Kampf gegen Korruption.

 

3. GRUNDSÄTZE DER RICHTLINIE

Diese Richtlinie zielt darauf ab, den im Gesetz 2/2023 vom 20. Februar enthaltenen Verpflichtungen nachzukommen, das den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Bekämpfung der Korruption regelt.

Auf der Grundlage des im oben genannten Gesetz vorgeschriebenen Rechtsinhalts verpflichtet sich diese Organisation nachdrücklich dazu:

• Einen Kontrollmechanismus zur Unterstützung interner Prozesse zur Verbesserung und Aufrechterhaltung der Qualität des internen Meldesystems zu gewährleisten.
• Sicherzustellen, dass alle Mitteilungen, die über das interne Meldesystem gemacht werden, bearbeitet werden.
• Transparente Richtlinien und Verfahren für alle wichtigen Daten, die über das interne Meldesystem verarbeitet werden, zu entwickeln und beizubehalten.
• Maßnahmen umzusetzen und geeignete Mechanismen zur Gewährleistung der Sicherheit der über das interne Meldesystem übermittelten Informationen sowie zur Stärkung und Gewährleistung des Schutzes und der Verteidigung von Hinweisgebern einzuführen.
• Das Personal bei Bedarf in Bezug auf die Nutzung und Förderung der Nutzung des internen Meldesystems und der Vertretung von Hinweisgebern zu beraten, zu schulen und zu unterstützen.
• Sicherzustellen, dass die Richtlinien zur Nutzung und Verwendung des internen Meldesystems sowie zur Förderung des Einsatzes für Hinweisgeber auf allen Ebenen der Organisation verbindlich sind und unterstützt werden, damit sie mit anderen strategischen Initiativen koordiniert und integriert werden können, um einen vollständig kohärenten und wirksamen Rahmen zu bilden.
• Die Geheimhaltung der Daten, die in den über das interne Meldesystem erfolgenden Mitteilungen enthalten sind, zu gewährleisten.
• Den Zugang zu den Daten, die in den über das interne Meldesystem erfolgenden Mitteilungen enthalten sind, einzuschränken.
• Alle Maßnahmen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und den Kampf gegen Korruption, streng einzuhalten.

 

4. KONTROLLE UND EINHALTUNG DER RICHTLINIEN

Die Leitungsorgane der Organisation sorgen für die korrekte und angemessene Einhaltung des Inhalts dieser Richtlinien.

 

HANDBUCH FÜR DIE NUTZUNG DES BENUTZERBESCHWERDEKANALS

• OBJEKT

Dieses Dokument wurde erstellt, um allen Personen, deren Anliegen in den Anwendungsbereich des in dieser Organisation eingerichteten internen Meldesystems oder des Beschwerdekanals fallen, alle notwendigen Informationen über dessen Nutzung und Anwendung zu geben, und zwar in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Verstöße gegen Rechtsvorschriften meldenden Personen regelt, und den Kampf gegen Korruption.

 

• WIE MAN ZUGANG ZUM INTERNEN MELDESYSTEM ODER ZUM BESCHWERDEKANAL ERHÄLT

Das interne Meldesystem oder Beschwerdekanal ist für Personen, die eine Beschwerde einreichen möchten (nachstehend „Nutzer“), über die Website der Organisation und über den folgenden Link zugänglich:

„Zugangslink einfügen“

 

• WIE MAN EINE BESCHWERDE EINREICHT

Der Beschwerdekanal bietet den Nutzern zwei Möglichkeiten, eine Beschwerde einzureichen:

1. Einreichung von Beschwerden unter Nennung der Personen, die die Mitteilungen machen.
2. Einreichung einer anonymen Beschwerde.

 

1. EINREICHUNG EINER BESCHWERDE UNTER NENNUNG DES BESCHWERDEFÜHRERS

Über die Website der Organisation können die Nutzer auf den Beschwerdekanal zugreifen, indem sie die folgenden Anmeldedaten eingeben: „Nutzer“ und „Passwort“.

Die Anmeldedaten stehen dem Nutzer zur Verfügung und werden an seine E-Mail-Adresse versendet, sobald er sich auf der Webseite für den Zugriff auf den Beschwerdekanal registriert hat. Dies erfolgt über die Option „neue Nutzerregistrierung“, wo alle Felder ausgefüllt werden müssen.

Sobald der Nutzer seine Anmeldedaten hat, muss er sie eingeben und auf die Option "ENTER" klicken.

Ist der Nutzer bereits registriert, hat aber sein Passwort vergessen, kann er über die Option „Anmeldedaten wiederherstellen“ sein Passwort wiederherstellen.

Ebenso kann der Nutzer vor dem Zugriff die Sprache des Beschwerdekanals ändern, indem er auf die verschiedenen Flaggen klickt.

Im Beschwerdekanal werden der Vor- und Nachname des Nutzers sowie ein horizontales Menü darunter angezeigt.

Auf die unterschiedlichen Menüpunkte erhält man Zugriff per Klick. Folgende Optionen werden im Menü angezeigt:

3.A.1 - Profil

3.A.2 - Neue Beschwerde

3.A.3 - Liste der Beschwerden

3.A.4 - Leitfaden

3.A.1 - Profil:

Der Nutzer kann folgende Daten ändern:

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Passwort

Sobald die Daten geändert wurden, muss der Benutzer, wenn er die neu eingegebenen Daten speichern möchte, auf die Schaltfläche "Daten ändern" klicken.

Ebenso kann der Nutzer jederzeit die Option (*) "Benachrichtigungen erhalten" aktivieren.

(*) Mit der Option "Benachrichtigungen erhalten" kann der Nutzer jederzeit entscheiden, ob er vom Systemverantwortlichen der Organisation per E-Mail Benachrichtigungen über den Status der Beschwerde erhalten möchte.

 

3.A.2 - Neue Beschwerde:

In diesem Abschnitt kann der Benutzer die Mitteilung, die er über diesen Kanal an die Stelle senden möchte, detailliert beschreiben und erläutern.

Folgende Felder werden zum Ausfüllen angezeigt:

• Detaillierte Beschreibung
• Betroffener Bereich
• Involvierte Personen
• Ort des Vorfalls
• Datum/ Uhrzeit des Vorfalls

Per Klick auf das Datumsformatfeld tt/mm/jjjj wird der Tag, auf dem Zeitformatfeld --:-- die Uhrzeit des Vorfalls eingetragen.

• Datei anhängen

Der Mitteilung kann per Klick auf das leere Feld unter „Dokument anhängen“ und den Speicherort der Datei im Datei-Explorer des Computers eine Datei beigefügt werden.

Um die Beschwerde abzusenden, muss der Nutzer alle vorgesehenen Felder ausfüllen, mit Ausnahme des Feldes "Datei anhängen" (optional), und auf die Schaltfläche "Beschwerde absenden" klicken.

 

3.A.3 - Liste der Beschwerden:

Mit dieser Option wird dem Benutzer eine Liste der über das System erfolgten Mitteilungen angezeigt.

Die erfolgten Mitteilungen können hier in Listenansicht von 10, 25, 50 oder 100 Mitteilungen angezeigt werden. Die Ansicht kann per Klick auf das Feld „Anzeigen“ ausgewählt werden.

Ebenso kann der Nutzer individuell nach einer bestimmten Mitteilung suchen, indem er das Datum, an dem sie registriert oder gesendet wurde, in das leere Feld auf der rechten Seite des Bildschirms unter dem Text "Suche:" eingibt.

In jeder Mitteilung werden Vor- und Nachnamen des Nutzers, seine Ausweisnummer, das Datum der Registrierung oder der Absendung, den Stand der Bearbeitung der Mitteilung und die Anzahl der Tage, die die Beschwerde seit ihrer Absendung bis zu ihrer Lösung offen war, angezeigt.

Über den Bereich Benachrichtigungen kann der Nutzer die verschiedenen Bestätigungen über den Status seiner Beschwerden einsehen, die ihm von der Organisation zugesandt werden.

• Empfangen - Die Mitteilung wurde gesendet, aber der Empfang wurde nicht bestätigt, und es wurde keine Aktion von der Organisation eingeleitet.
• In Bearbeitung - Der Eingang der Mitteilung wurde bestätigt, und die Organisation hat mit dem Verwaltungsprozess begonnen.
• Abgeschlossen - Das Verwaltungs- und Untersuchungsverfahren durch die Stelle ist abgeschlossen.

 

Je nach Verlauf des Meldungsprozesses wird der Status der vom Nutzer an die Organisation gesendeten Mitteilungen modifiziert angezeigt. Die Organisation benachrichtigt den Nutzer jedoch über die vom Nutzer auf der Registerkarte "Profil" angegebene E-Mail-Adresse über jede Änderung des Status der vorgenommenen Mitteilungen.

Über die Schaltfläche "Nachrichten" können der Nutzer und der Organisationsleiter eine Konversation zu jeder Beschwerde einleiten und diesbezügliche Unterlagen austauschen.

 

3.A.4 - Leitfaden:

Hier kann der Nutzer einen Videoleitfaden zur Nutzung des Systems ansehen.

 

1. EINREICHUNG EINER ANONYMEN BESCHWERDE

Sobald der Nutzer auf den Link auf der Website der Einrichtung zugreift, kann er eine anonyme Beschwerde einreichen, indem er auf die Option "Anonyme Beschwerde" klickt.

In diesem Abschnitt kann der Benutzer die Mitteilung, die er über diesen Kanal an die Stelle senden möchte, detailliert beschreiben und erläutern.

Folgende Felder werden zum Ausfüllen angezeigt:

• Detaillierte Beschreibung
• Betroffener Bereich
• Involvierte Personen
• Ort des Vorfalls
• Datum/ Uhrzeit des Vorfalls

Per Klick auf das Datumsformatfeld tt/mm/jjjj wird der Tag, auf dem Zeitformatfeld --:-- die Uhrzeit des Vorfalls eingetragen.

• Datei anhängen

Der Mitteilung kann per Klick auf das leere Feld unter „Dokument anhängen“ und den Speicherort der Datei im Datei-Explorer des Computers eine Datei beigefügt werden.

Um die Beschwerde abzusenden, muss der Nutzer alle vorgesehenen Felder ausfüllen, mit Ausnahme des Feldes "Datei anhängen" (optional), und auf die Schaltfläche "Beschwerde absenden" klicken.

Sobald der Nutzer die Beschwerde einreicht, wird auf dem Bildschirm ein Tracking-Code zur Verfolgung des Status der Beschwerde angezeigt. Dieser Tracking-Code ist einmalig und sollte von dem anonymen Beschwerdeführer zum Zeitpunkt der Meldung notiert und verwahrt werden.

In Anbetracht der Vertraulichkeit des Beschwerdekanals kann der anonyme Beschwerdeführer, wenn er diesen Tracking-Code verliert, ihn nicht auf anderem Wege wiederherstellen, wodurch eine Verfolgung der Beschwerde ausgeschlossen ist.

 

3.B.1 – Verfolgung anonymer Beschwerden:

Über die Schaltfläche "Zugriff auf anonyme Beschwerde" kann der Benutzer auf ein Panel zur Verfolgung seiner Beschwerde zugreifen.

Um Zugang zur Verfolgungen zu erhalten, muss der Nutzer den Tracking-Code der Beschwerde eingeben, der ihm bei der Einreichung der Beschwerde mitgeteilt wurde.

Sobald sich der Nutzer angemeldet hat, werden ihm die Informationen zu seiner Beschwerde mit dem Datum der Registrierung oder des Versands, dem Stand der Bearbeitung der Mitteilung und der Anzahl der Tage, die die Beschwerde seit ihrer Versendung bis zu ihrer Lösung offen war, angezeigt.

Über den Bereich Benachrichtigungen kann der Nutzer die verschiedenen Bestätigungen über den Status seiner Beschwerden einsehen, die ihm von der Organisation zugesandt werden.

• Empfangen - Die Mitteilung wurde gesendet, aber der Empfang wurde nicht bestätigt, und es wurde keine Aktion von der Organisation eingeleitet.
• In Bearbeitung - Der Eingang der Mitteilung wurde bestätigt, und die Organisation hat mit dem Verwaltungsprozess begonnen.
• Abgeschlossen - Das Verwaltungs- und Untersuchungsverfahren durch die Stelle ist abgeschlossen.

Je nach Verlauf des Meldungsprozesses wird der Status der vom Nutzer an die Organisation gesendeten Mitteilungen modifiziert angezeigt.

Über die Schaltfläche "Nachrichten" können der Nutzer und der Organisationsleiter eine Konversation zu jeder Beschwerde einleiten und diesbezügliche Unterlagen austauschen.

 

Mitteilungen an den Ethik-Kanal/Beschwerdekanal können per E-Mail an die Adresse buzoncodigoetico@scalperscompany.com erfolgen. In den Fällen, in denen die Beschwerde anonym sein kann, ist der Kanal der folgende Link zum Portal des Beschwerdekanals